Allgemeines
Für jedes Objekt, bei dem das BelCal® Kalender-Modul intergriert ist, kann eine Reservierungsverwaltung online erfolgen. Es gibt dabei mehrere Möglichkeiten für die Eintragung einer Buchung:
- automatische Reservierung aus Anfrage (Kalender und Formular sind aktiviert)
- manuell mit Anzeige Belegungskalender (Kalender aktiviert, Formular deaktiviert)
- automatische Reservierung ohne Kontrolle Doppelbuchung (Kalender deaktiviert, Formular aktiviert)
- nur manuelle Verwaltung (Kalender deaktiviert, Formular anderes Objekt)
Normalerweise sollte die automatische Variante gewählt werden, da nur bei dieser eine sofortige Kontrolle von Doppelbuchungen erfolgt und damit der Schriftverkehr erheblich reduziert werden kann.
Aufruf der Reservierungsverwaltung
Beim Aufruf aus dem Menü-Punkt "Reservierungen" werden von allen Objekten mit integriertem Kalender die Reservierungen als Listendarstellung angezeigt, wobei aber auf Kalenderdarstellung umschaltbar ist. Wenn die Reservierungsverwaltung aus der Objektliste zu einem bestimmten Objekt aufgerufen wird, so erfolgt die Darstellung einer Reservierungsliste nur zu diesem Objekt. Auf eine Kalenderdarstellung wurde hier vorerst verzichtet.
 Abbildung: Reservierungsverwaltung - Listendarstellung |
 Abbildung: Reservierungsverwaltung - Kalenderdarstellung |
Eine Besonderheit bei der Kalenderdarstellung ist, dass beim Überfahren der Reservierungen mit der Maus eine kurze Info zum Termin erscheint und ein Klick direkt zur Bearbeitung der Reservierung führt. In der Listendarstellung können durch Schnellbearbeitung der Status geändert bzw. Reservierungen gelöscht werden.
Bearbeitung einer Reservierung
Jede noch nicht vergangene Reservierung kann im Nachhinein geändert werden. Der Änderungsdialog besitzt eine Kalenderdarstellung, um bei Änderung von Anreise und Abreise das Datum mit Klick im Kalender übernehmen zu können.
 Abbildung: Reservierung ändern |
Anmerkungen:
Unter Details sind bei einer Online-Reservierung aus dem Formular alle Inhalte außer die Adressdaten enthalten. In der oberen rechten Ecke erscheint das Datum der Reservierungserfassung und die IP-Adresse, von wo aus die Reservierung erfolgte. Dadurch kann bei einem Missbrauch der Absender verfolgt werden.
Die Kalenderdarstellungen entsprechen den Einstellungen des Moduls für das jeweilige Objekt.
E-Mail-Versand zu einer Reservierung
Ist eine E-Mail-Adresse zur Reservierung vorhanden, so kann direkt aus der Reservierungsbearbeitung ein Eingabe-Dialog zum Versenden einer E-Mail aufgerufen werden. Dabei sind im System bereits Vorlagen für Gästevertrag, Rechnung, Stornierung und Zahlungsbestätigung enthalten, wobei Rechnung und Zahlungsbestätigung nur wählbar sind, wenn auch die Preisberechnung verwendet wird.
Folgende Abbildung zeigt das Beispiel zur Rechnung:
 Abbildung: E-Mail-Versand aus Reservierung |
Besonderheiten zum E-Mail-Versand
Der E-Mail-Inhalt wird grundsätzlich für alle in dem entsprechenden Objekt vorhandenen Sprachen erzeugt und sollte deshalb vor dem Absenden immer komplett überprüft werden.
Wird als Vorlage der Gästevertrag oder die Rechnung gewählt, kann als E-Mail-Format auch PDF-Anhang sein. Dazu wird der Inhalt konvertiert und es steht zusätzlich ein Einleitungstext zur Verfügung. Im Einleitungstext sind Hinweise zum PDF-Anhang enthalten. Auch ein Link ist dort eingefügt, welcher dann die PDF-Datei im Browser anzeigt. Dieser Link ist eigentlich nur dazu vorhanden, wenn das E-Mail-Programm des Gastes mit dem Anhang nicht zurecht kommt.
Standardmäßig für den E-Mail-Versand ist allerdings das HTML-Format eingestellt, wobei der Einleitungstext entfällt. Für die E-Mails ohne Vorlage oder mit den Vorlagen Stornierung bzw. Zahlungsbestätigung steht nur das HTML-Format zur Verfügung.
Ein weiteres Feature ist, dass zu jeder E-Mail eine lokale Datei als Anhang angefügt werden kann. Damit ist es möglich, dem Gast z. B. ein Prospekt mitzuschicken. Der Anhang einer lokalen Datei wird nicht gespeichert und kann deshalb nur über das E-Mail-Programm des Gastes geöffnet werden.